Guia para o Primeiro Contato com Demandante do Automatiza.MG

Não param de chegar pedidos de apoio do Automatiza.MG.

Seja via formulário, pelo gabinete ou de maneira orgânica, a verdade é que a nossa equipe tem sido bastante demandada. Independente da origem da demanda, é importante que tenhamos informações básicas sobre os pedidos para que possamos avaliar se poderemos atender e qual o melhor formato de atendimento.

Como orientação geral, sempre faremos uma reunião com os demandantes para conhecermos melhor seus processos e coletar informações básicas. Se você foi selecionado para realizar esse primeiro contato, esse post é para te ajudar a coordenar esse processo! Vamos lá?

Passo 1: Agendamento

O primeiro passo é o contato com o demandante para agendar a reunião. Sinta-se à vontade para escolher o meio para contatar a área, seja e-mail, MS teams, ligação, dentre outras. Recomendamos que as seguintes informações sejam alinhadas nesse primeiro momento:

• O demandante precisa estar ciente que esse primeiro contato não significa que iremos atender a demanda. É para conhecemos o seu processo e avaliarmos se a nossa atuação é pertinente.

• Devemos instruir o demandante a apresentar o processo que ele deseja automatizar com o máximo de detalhes possível. Para isso, sugerimos:

• A participação da equipe técnica que executa o processo;

• O envio de documentos do tipo passo a passo, pop ou mapeamento do fluxo;
• O envio de legislações pertinentes ao processo; e
• Que, se possível, o processo seja reproduzido na reunião.

O demandante não respondeu ao seu contato? Deixei no final desse post orientações de como prosseguir.

Passo 2: Preparação

Estude as informações que você já possui sobre a demanda e monte um roteiro para reunião com as suas dúvidas.

• Caso a demanda tenha chegado via formulário, veja se o preenchimento foi realizado de forma adequada, se as informações estão consistentes ou se será necessário retificar a resposta do demandante.

• Caso a demanda não chegado via formulário, este deverá ser o seu guia para a reunião, de modo que ao final o formulário seja preenchido.

Passo 3: Reunião

Aqui temos uma sugestão para condução do encontro, mas fiquem à vontade para adequar ao seu estilo pessoal!

Apresentação Inicial

1. Dar boas-vindas aos participantes;
2. Apresentar o Automatiza.MG e as pessoas da equipe participantes;
3. Reiterar que esta ainda não é a reunião de alinhamento para início do projeto, mas um alinhamento prévio que fazemos com todos os demandantes. Em seguida, a demanda será registrada com mais detalhes, inserida na nossa lógica de priorização, e entraremos em contato quando o projeto chegar ao ponto de ser executado.
4. Dar oportunidade do demandante se apresentar e apresentar sua equipe.

Apresentação do processo:

1. Sugerir que o demandante explique o processo da melhor forma possível. Caso ele consiga reproduzir o processo em reunião, o pulo do gato aqui é solicitar a gravação desta parte da reunião caso o encontro esteja ocorrendo via MS teams.
   Lembre-se de perguntar o consentimento de todos antes de iniciar a gravação

2. Use o seu roteiro de dúvidas para ir guiando a conversa. Lembre-se de anotar as respostas para a próxima etapa

Encerramento:

Se for o caso, defina encaminhamentos, deixando claro quem são os responsáveis e quais resultados são esperados.

É possível que durante a reunião já seja definido se iremos, ou não, atender o projeto. Em caso positivo, podemos eleger qual o formato de atendimento. Hoje, temos definidos 04 formatos de atendimento, quais sejam:

• Imersão Automatiza.MG, na qual os membros da nossa equipe executam 100% do projeto;
• Equipes volantes, executado por um membro da área demandante que passa a compor a nossa equipe, dedicando parcialmente ou integralmente a sua carga horária para execução do projeto do seu órgão e outros projetos em curso no Automatiza.
• Curso e mentoria, quando um servidor da área demandante executa o projeto, após realizar o nosso curso EAD, e é acompanhado diretamente por uma dos membros da nossa equipe, que orienta e supervisiona o desenvolvimento do projeto; e
• Projeto de extensão FJP, cuja execução do projeto é realizado por um aluno da Fudação João Pinheiro tutorado pela equipe do Automatiza.

Independente do formato definido, é importante alertamos a equipe demandante da necessidade de uma pessoa da sua equipe ser capaz de realizar a manutenção no robô desenvolvido. A nossa sugestão é que algum membro da equipe seja indicado para realizar o nosso curso EAD (80 horas). Caso a área não indique este indivíduo, deixe claro que é possível que a manutenção do robô ficará prejudicada, a depender da disponibilidade da nossa equipe.

Por fim, lembre-se de agradecer aos participantes pelo tempo dedicado ao encontro.

Passo 4: Documentação

Após a reunião, é importante que sejam feitos dois registros.

• O primeiro é um issue que registre a reunião no repositório do núcleo de imersões. Para isso, você pode se basear no já issue template do nosso handbook ou em registros anteriores dos nossos colegas.
• O segundo, é inserir as informações no nosso banco de dados. Será a partir dele analisaremos o projeto quanto à sua prioridade e complexidade, para enfim definirmos quando e como poderemos atender.

O que fazer se o demandante não responder o seu contato

No caso do demandante não responder ao seu contato, orientamos que, após uma semana, seja feita uma segunda tentativa de estabelecer comunicação.

Se, após mais uma semana, esta tentativa também for sem sucesso, ou seja, já se passaram 15 dias da primeira tentativa de contato, vamos encerrar a demanda e orientar que o demandante encaminhe novo pedido se assim julgar oportuno. Deixo abaixo uma sugestão de comunicação a ser enviada.

Modelo / sugestão de e-mail:

Prezado [inserir nome do demandante],

Considerando que não houve retorno em relação à demanda de automação [inserir nome do projeto/processo enviado pelo demandante], enecerraremos o presente atendimento.

Sinta-se à vontade para nos contactar novamente através do nosso site. Agradecemos o interesse e o envio! Atenciosamente, [seu nome]

Se você tem mais sugestões de como podemos melhorar esse o nosso primeiro contato com os nossos demandantes, não deixe de comentar abaixo!

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