Agilizando a Emissão de Certidões INSS na Superintendência Central de Administração de Pessoal - SCAP

O desafio em questão consistia em automatizar o fluxo de destribuição, entre os servidores da Diretoria Central de Contagem de Tempo e Aposentadoria - DCCTA, dos pedidos relacionados a INSS. Com o fluxo atual, manual, a equipe se via sobrecarregada, acumulando um passivo de mais de 900 pedidos aguardando distribuição.

Diante dessa situação, criamos um fluxo automatizado utilizando a ferramenta Power Automate. Essa iniciativa, implementada com sucesso, representa um grande passo para a eficiência do setor. O novo "robozinho" distribui automaticamente os pedidos de certidões aos servidores designados, tendo a necessidade de intervenção humana apenas para iniciar o processo.

O fluxo inicialmente pensado busca os pedidos mais antigos para distribuição, podendo o próximo passo ser, inclusive, a elaboração de um parecer preliminar para auxiliar o servidor designado na respota. A chefia responsável agora tem mais tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas, e/ou até mesmo, para implementação de outras automatizações.

1. Premissas

• Utilização de scripts Javascript para facilitar o trabalho.
• Distribuição inicial de pedidos mais antigos.
• Varredura dos processos SEI da unidade em busca de processos sem marcadores.
• Os servidores designados são identificados no processos via marcadores.
• Processos sem marcadores serão alvo da distribuição¹.
• Criação de variável de ambiente para incluir ou retirar servidores designados (atualmente dois).
• Criação de variável de ambiente para determinar a quantidade de processos por servidor designado (atualmente 50).
• Caso número de processos a serem distribuídos seja maior que o a força total de trabalho (número de servidores * número de processos por servidor) fluxo solicita ajuste nas variáveis de entrada processos_por_marcador e ou nome_marcadores.
• Testes deverão ser feitos utilizando a variável de entrada processos_por_marcador igual a 2, reduzindo assim o tempo gasto para verificar o processo todo rodando.

2. Utilização do robô

• Copiar o código do primeiro robô em um novo fluxo Power Automate Desktop².
• Copiar o código do segundo robô em um novo subfluxo chamado incluindo_marcadores².
• Utilizar o robô de login no SEI em um novo subfluxo chamado login_sei³.
• Utilizar o robô troca de unidade no SEI em um novo subfluxo chamado troca_unidade_sei³.
• Criar a variável de entrada nome_marcadores para incluir servidores designados⁴.
• Criar a variável de entrada processos_por_marcador para incluir a quantidade de processos que será distribuida para cada servidor.

3. Resultados

Processo manual levava, em média, uma hora por mês (60 minutos), passou a ser realizado com 15 minutos.

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1. O fluxo ideal previa a entrada em cada processo da unidade para verificar se o pedido, de fato, referia-se a assuntos relacionados a INSS. Tendo em vista a complexidade desta ação resolvemos apenas verificar se o processo tem ou não algum marcador anteriormente incluído. Caso o servidor designado constate que aquele pedido não se refere a assuntos relacionados a INSS ele poderá combinar com a chefia qual marcação deverá ser feita no processo, podendo, inclusive, retirar seu marcador do mesmo. ↩

2. Na nova aba que será aberta, basta apertar Ctrl+A para selecionar todo código e Ctrl+C para copiar. ↩↩

3. Não se esqueça que as variáveis de entrada descritas na página do robo também deverão ser criadas. ↩↩

4. A inclusão de servidor(es) designado(s) deverá ser feita por marcador. Sendo assim, o mesmo nome dado ao marcador deverá ser utilizado. Caso seja mais de um servidor/marcador, os mesmos deverão ser separados por ponto e vírgula (;). ↩