Automação da consulta a situação do CAGEC das OSC's⚓︎

A SEJUSP possui Termos de Colaboração ativos com as Organizações da Sociedade Civil (OSCs), que são entidades privadas, sem fins lucrativos e atuam em atividades de interesse público. Atualmente, são 49 com Associações de Proteção e Assistência aos Condenados (APACs) e 01 com a Fraternidade Brasileira de Assistência aos Condenados (FBAC).

A Diretoria de Custódias Complementares (DCS) realiza a gestão das 50 parcerias mencionadas. Uma das tarefas repetitivas necessária nessa gestão é a consulta da situação do Cadastro Geral de Convenentes do Estado de Minas Gerais (CAGEC), que é um certificado necessário na celebração das parcerias com o Estado de Minas Gerais. O CAGEC é composto por uma série de documentos com datas de validade distintas e, caso algum esteja vencido, o status se torna IRREGULAR, impossibilitando a realização de repasses ou formalização de termos aditivos. Neste sentido a DCS realiza a consulta do CAGEC de forma ordinária a fim de averiguar a situação e notificar as OSCs para sanar eventual inconsistência.

Face ao exposto, criamos um fluxo automatizado utilizando a ferramenta Power Automate. O robô utiliza uma planilha de dados estruturada, que possui as colunas:

Coluna A - ID (numeração das linhas) - pré-preenchida;
Coluna B - PARCERIAS (nome da OSC sem acentuação) - pré-preenchida;
Coluna C - CNPJ - pré-preenchida;
Coluna D - PROCESSO SEI (referente à OSC) - pré-preenchida;
Coluna E - Situação MROSC - a ser preenchida pelo robô;
Coluna F - Situação do CAGEC - a ser preenchida pelo robô;
Coluna G - DATA CONSULTA - a ser preenchida pelo robô;
Coluna H - CAMINHO DO ARQUIVO - a ser preenchida pelo robô;
Coluna I - Presidente - a ser preenchida pelo robô;
Coluna J - Nome Fantasia (nome da OSC com acentuação) - pré-preenchida;
Coluna K - Número CRC SEI - a ser preenchida pelo robô;
Coluna L - Número Notificação SEI - a ser preenchida pelo robô.

1. O que o robô faz⚓︎

Ele entra no Portal CAGEC consulta e baixa o Certificado de Registro Cadastral (CRC) de cada parceria e preenche as colunas E, F, G, H e I da base de dados. Logo após, faz o login no SEI!MG e, toda OSC que estiver com a Situação CAGEC IRREGULAR, ele entra no Processo correspondente a parceria, anexa o PDF do CRC baixado anteriormente, planilha o número SEI deste PDF na coluna K, gera uma notificação e edita o documento a partir de um texto padrão já cadastrado, planilha o número SEI desta notificação e a coloca no Bloco para Assinatura da Chefia Imediata.

2. Como funciona? Passo a passo explicado do Automate⚓︎

2.1. "Main"⚓︎

Extrai a data do dia que o fluxo está sendo executado, cria uma pasta para salvar os CRCs e executa os demais subfluxos em uma ordem já estabelecida.

2.2. "leitura_base_de_dados"⚓︎

Este subfluxo abre a planilha estruturada e verifica qual será a linha de ação.

2.3. "portal_cagec"⚓︎

Este subfluxo é entra no Portal CAGEC consulta e baixa o Certificado de Registro Cadastral (CRC) de cada parceria, nomeando o arquivo com o nome fantasia presente na base de dados, preenche as colunas E, F, G, H e I e salva a base nomeando-a com a data da realização da consulta.

2.4. "login_sei"⚓︎

Este subfluxo realiza o login no SEI!MG.

2.5. "insere_anexo_e_gera_notificacao"⚓︎

Este subfluxo lê a coluna F da base de dados e, em caso de situação IRREGULAR do CAGEC, entra no Processo SEI correspondente a parceria, anexa o PDF do CRC baixado anteriormente, planilha o número SEI deste PDF na coluna K, gera uma notificação e edita o documento a partir de um texto padrão já cadastrado, planilha o número SEI desta notificação na coluna L e a coloca no Bloco para Assinatura da Chefia Imediata.

3. Utilização do robô⚓︎

Antes de executar o robô, o(a) usuário(a) deverá adicionar as seguintes variáveis de entrada:
caminho_excel: inserir o caminho do arquivo da base de dados.
caminho_pasta: inserir o caminho da pasta onde o robô deverá organizar os documentos baixados.
login_sei: inserir o login utilizado para o SEI!MG.
orgao_sei: inserir o órgão utilizado para acessar o SEI!MG.
senha_sei: inserir a senha utilizada para acessar o SEI!MG.
tipo_documento: inserir o tipo de documento externo a ser anexado.
unidade_sei: inserir a unidade utilizada para acessar o SEI!MG.
vazio: inserir variável sem valor padrão.
O robô abrirá todos os arquivos necessários e páginas da Web, assim, certifique-se que nenhum arquivo Excel e/ou o navegador estejam abertos.
Como informado no início do post, o robô utiliza uma base de dados estruturada, que você pode baixar aqui.
Faça o download e ative a extensão Power Automate do navegador utilizado.
Caso o navegador utilizado seja o Google Chrome, desative o Google Lens do navegador:
Digite chrome://flags na barra de pesquisas.
Utilize o atalho de pesquisa Ctrl + F.
Digite Lens e desative as opções exibidas na página.

4. Resultados⚓︎

Processo manual: 01 a 02 dias de trabalho, dependendo do número de OSCs com CAGEC IRREGULAR.
Processo automatizado: 01 hora.