Automatização do tratamento inicial de manifestações da OGE⚓︎
O desafio em questão consistia em automatizar a pré-análise e o encaminhamento inicial das demandas de manifestações oriundas da Ouvidoria-Geral do Estado (OGE) que chegam à Diretoria de Atendimento Jurídico (DAJ) - SEJUSP, replicando o fluxo de trabalho do setor administrativo (ADM) da DAJ.
A Diretoria recebe demandas de manifestações da OGE, que requerem uma análise e uma resposta subsequente ao demandante. Tradicionalmente, o Setor ADM da DAJ realiza a pré-análise e o tratamento inicial dos processos, que envolvem as seguintes etapas manuais:
- Criação de um memorando inicial;
- Encaminhamento à Unidade competente para solicitação de informações que subsidiem a resposta;
- Inserção de marcador (tag) para a pessoa responsável no núcleo específico;
- Inserção do CPF do responsável e inclusão no bloco de assinatura;
- Encaminhamento final à unidade com um prazo de retorno estabelecido.
1. O que a automatização faz⚓︎
- Faz a baixa do relatório
.CSVque contém todos os processos recebidos da Diretoria DAJ. - Realiza a leitura do relatório/planilha, identificando e extraindo as informações desejadas em um formato pré-definido.
- Cria o memorando inicial inserindo as informações pré-definidas.
- Realiza as marcações necessárias (marcador e CPF do responsável) no processo.
- Atualiza a planilha de controle de processos.
- Encaminha o processo para a unidade responsável.
2. Como funciona? Passo a passo explicado do Automate⚓︎
Essa automatização é constituída por 2 robôs, sendo um robô no Power Automate Desktop (PAD) e um no Power Automate Web (PAW).
Fase 1 (Coleta): O robô entra no SEI, baixa o arquivo .CSV com todos os processos e o transforma em uma planilha Excel. Esta planilha é então salva em uma pasta específica do SharePoint.
Fase 2 (Tratamento): Por se tratar de um fluxo RPA e online, o robô está programado para rodar automaticamente. O gatilho para a segunda fase é a inclusão de novas planilhas/registros na pasta do SharePoint após a conclusão da primeira fase. Cada processo tratado resultará em uma nova atualização na planilha de controle.
O robô processa os documentos de forma inteligente e eficiente. Veja o fluxo automatizado:
3. Utilização do robô⚓︎
Antes de executar o robô, o(a) usuário(a) deverá adicionar as seguintes variáveis de entrada:
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login_sei: inserir o CPF do usuário. -
senha_sei: inserir a senha do usuário. -
orgao_sei: inserir o órgão em que o usuário está vinculado. -
Pasta_Download: inserir o caminho da pasta em que os arquivos CSV estão armazenados. -
Nome_Excel_Controle: inserir o nome do arquivo de controle que será utilizado para gerar o caminho da planilha do excel. -
Especificação_Desejada: inserir o tipo de especificação desejada como filtro de seleção dos processos. -
Coluna_Processo: inserir coluna da planilha de controle em que será registrado o número do processo. -
Coluna_Data: inserir coluna da planilha de controle em que será registrada a data da execução. -
Tipo_Desejado: inserir o tipo de documento desejado como filtro de seleção. -
pasta_onedrive: inserir o caminho da pasta no Onedrive em que os arquivos serão salvos.
Outras observações:
- O fluxo é programado para interagir com o SEI e planilhas em um formato específico. Quaisquer alterações significativas no layout ou no processo do SEI podem exigir reajustes.
- As planilhas de entrada precisam estar em um formato padronizado (ou ser o arquivo .CSV original do SEI) para garantir a correta leitura e extração dos dados.
- As expressões de inserção de dados e marcações foram ajustadas para lidar com o padrão de informações do sistema e os campos obrigatórios.
4. Resultados⚓︎
- Processo manual: cerca de 5 minutos para tratamento de um processo.
- Processo automatizado: cerca de 10 segundos para tratamento de um processo.