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Automatização da instrução processual de valores de compensação previdenciária⚓︎

Através do Sistema de Compensação Previdenciária (Comprev), que permite o acerto financeiro entre os regimes previdenciários, o setor de Compensação Previdenciária do Ipsemg - MG processa valores a receber e valores a pagar referente aos demais entes federados e seus respectivos regimes.

Esta informação é coletada no sistema do Comprev, sendo necessária a instrução de um processo SEI para cada ente federado e a inclusão dos documentos a cada mês informando os valores, prazos, informações bancárias e outos. Devido à padronização das tarefas e à sua natureza repetitiva, foi desenvolvida a seguinte automação para apoiar as atividades do setor.

1. O que o robô faz⚓︎

  • Acessa o site do Comprev e realiza o download de arquivo .csv com informações do mês de competência;
  • Para cada item/ente, verifica se já há processo SEI instruído ou se é necessário a criação de novo processo;
  • Cria processo SEI;
  • Inclui despacho para setor financeiro com informações de compensação previdenciária;
  • Inclui documentos em bloco de assinatura.

2. Subfluxos e suas funcionalidade no robô⚓︎

  1. Main:
    Fluxo principal no qual é realizada a seleção do mês de competência e do tipo de processo que se busca realizar, podendo ser referente aos valores a receber ou aos valores a pagar. Identifica se já existe processo SEI para cada ente listado no .csv e, em seguida, direciona para os subfluxos adequados para cada caso.
  2. extrai_dados_comprev: Acessa o site do Comprev e realiza o download de arquivo .csv com informações do mês de competência e tipo de processo;
  3. gera_lista:
    Gera listas a partir do arquivo coletado no site do Comprev e lista de processos SEI já existentes.
  4. login_sei:
    Realiza login no sistema SEI e direciona para a caixa adequada.
  5. inclui_despacho: Adiciona documento despacho em processo SEI com as informações de compensação previdenciária para ser encaminhada ao setor financeiro. Inclui esse despacho em bloco de assinatura.
  6. novo_processo_sei: Instrui processo SEI com despacho incial indicando a qual ente federado o processo se refere e o inclui em bloco interno. Grava informação do número do processo, CNPJ e nome identificado do ente em planilha Excel.

3. Pré-requisitos para o funcionamento do robô⚓︎

3.1. Inserção de variáveis de entrada:⚓︎

  • login_sei: login para entrar no SEI. Valor cadastrado para a variável deverá conter CPF com exatamente 11 caracteres numéricos. Favor não incluir pontos (.) ou hífen (-).
  • orgao_sei: órgão de login no SEI. O valor cadastrado para variável deverá ser exatamente igual ao existente na lista de órgãos disponíveis na página inicial de login, inclusive com todas as letras maiúsculas.
  • senha_sei: senha para login no SEI. Recomenda-se incluir variável como confidencial.
  • unidade_sei: sigla da unidade a qual caixa deseja ter acesso. O valor cadastrado para variável deverá ser exatamente igual ao existente na lista de órgãos disponíveis na página inicial de login, inclusive com todas as letras maiúsculas, se for o caso.
  • linha: variável de loop. O valor deve ser igual a 1.

3.2. Configurar o navegador Google Chrome:⚓︎

  • Desbloquear pop-ups do SEI nas configurações do navegador.
  • Extensão Power Automate deverá estar instalada e habilitada.
  • Configurações de download deverão estar programadas para “Perguntar onde salvar cada arquivo antes de fazer download”.

3.3. Salvar arquivo excel:⚓︎

  • A planilha nomeada “Lista de SEIs de Pagamento” deve estar salva em pasta no computador local antes de o robô começar a rodar. Certifique-se que o cabeçalho da planilha corresponde está organizado da seguinte forma: Número do SEI(A1), RPPS e RGPS (B1), CNPJ (C1). O caminho do arquivo deverá ser incluído na terceira ação do subfluxo “gerar_listas”, qual seja, Iniciar o Excel.

3.4 Configurar caixa de download - navegação⚓︎

  • Neste processo, as ações de download e upload de documentos ocorrem na caixa de navegação do próprio Windows. A navegação nessa janela é sensível a alteração de visualização dos ícones. A configuração programada é lista detalhada.

3.5. Editar subfluxos:⚓︎

  • gerar_listas: a ação Ler do arquivo CSV deve ser editada para que o caminho do arquivo nela seja correspondente à [CAMINHO_PASTA]%mes_competencia%%processo%.csv.
  • gerar_listas: a ação Iniciar o Excel deve ser editada para que o caminho do arquivo nela seja correspondente à [CAMINHO_PASTA]\Lista de SEIs de Pagamento.xlsx.
  • extrai_dados_comprev: ação 23, Enviar teclas, deve ser editada para que o caminho da pasta esteja indicado nela, correspondendo à {Control}({L})[CAMINHO_PASTA]{Enter}{Tab}{Tab}{Tab}{Tab}{Tab}{Tab}{Tab}{Tab}{Tab}{Enter}

4. Resultados da execução do robô⚓︎

Após a execução do robô, o bloco de assinatura deve estar com todos os despachos do mês de competência, conforme informações do Comprev. Ainda, se for o caso, a planilha “Lista de SEIs de Pagamento” deverá estar atualizada com os novos processos criados.

É possível que o robô pare inesperadamente, seja por problemas na conexão com a internet, queda de energia, dentre outros. Nesses casos, verifique qual foi o último despacho incluido no bloco e em qual estágio o robô parou.

  • Caso o robô tenha parado no meio da inclusão de um novo processo ou documento, apague o processo ou documento que foi criado pela metade. Em seguida, exclua do .csv as linhas até o ente que teve o último despacho criado e incluido no bloco de assinaturas, mantendo o cabeçalho.
  • Caso o robô tenha feito o último lançamento completo e não tenha chegado a criar um novo processo ou incluir outro documento (parou antes disso no lançamento corrente), basta verificar qual foi a última linha rodada (exemplo: Brasília de Minas foi o último lançamento completo e era a linha '6' do .csv). Mude a variável de entrada linha para uma linha depois (exemplo: '7', nesse exemplo de Brasília de Minas) e coloque o robô para rodar novamente.1

Ainda, é importante lembrar de salvar e fechar a planilha de excel e o .csv antes de rodar o robô novamente.

5. Métricas alcançadas⚓︎

O robô executa, em média, a instrução de processual para cada ente federado em 3 minutos e 50 segundos.

6. Códigos⚓︎

Ao abrir o link dos fluxos acima, você deve selecionar todo o conteúdo (ctrl + a), copiar (ctrl +c) e colar (ctrl+v) em um novo fluxo Power Automate Desktop. Caso o seu robô tenha subfluxos, veja os cuidados ao copiar códigos de subfluxo.

  1. ATENÇÃO! Lembre-se de, ao final, voltar o valor de linha para o valor '1' para que, na próxima rodada, o robô rode todas as linhas do arquivo .csv do mês de competência. ↩