Lançamento das horas de docência no Ponto Digital a partir de planilha de taxação - Fundação João Pinheiro⚓︎

Na imersão de pagamento de professores na Fundação João Pinheiro (FJP), a primeira fase da automatização de processos consiste em realizar o lançamento das horas de docência no sistema Ponto Digital.

O lançamento é feito com base em duas planilhas: a planilha de taxação, que contém os dados dos docentes (Nome, CPF) e dados relativos às aulas que serão lançadas (data da aula, horas de docência) e; a planilha de dados cadastrais, que será importante para importar o Masp dos professores com base no seu CPF.

Este post tem como objetivo explicar o funcionamento do robô e os parâmetros que ele deve seguir para que a rodagem seja feita a cada mês.

1. Premissas⚓︎

Pasta de cada mês:

Mensal (uma nova pasta deve ser criada a cada mês);
Deve conter a planilha de taxação e a planilha base do SISAP.
Nome da pasta: [Mês][Ano]. Ex: Maio 2024.

Planilha de taxação:

Mensal (acompanha os dados das taxações);
Abas (nesta ordem): "lanca_pagamento" (inserida pelo último robô, o da taxação), "taxacao", "Internos", "Inss internos", "Externos", "Inss Externos" (essencial que sejam exatamente esses os nomes);
Nome do arquivo: [mês]_[ano]. Ex: "maio_2024".

Planilha de informações-base dos professores:

Mensal (extraída do SISAP a cada mês);
Aba única: "Relatório 1" (essencial que seja exatamente esse o nome);
Para este robô, usa-se a versão geral (servidores internos e externos);
Nome do arquivo: sisap_[mês]_[ano]. Ex: sisap_maio_2024.

2. Como funciona? Passo a passo explicado do Automate⚓︎

2.1. "Main"⚓︎

Este fluxo, ramo principal do robô, contempla as ações principais:

Abrir e logar no Ponto Digital;
Abrir a planilha “[mês]_[ano]” do Excel;
Executar o subfluxo ‘Procv_masp’;
Executar o subfluxo ‘soma_hora_mesmo_dia’;
Fazer a navegação web no Ponto Digital até a página de ‘cadastro horas de docência’;
Registrar a hora de docência para o professor por meio do Masp;
Registrar o sucesso ou erro do lançamento na planilha;

As três últimas ações ocorrem em loop.

[Ao final] - Salva e fecha a planilha de taxação; - Fecha o navegador do Ponto Digital.

2.2 "Subfluxo 'soma_horas_mesmo_dia'":⚓︎

Esse subfluxo é executado após a ação de abrir a planilha do excel “[mês]_[ano]”. O seu objetivo é somar as horas de docência de um mesmo dia para um mesmo professor. Exemplo: o professor João ministrou, no dia 13/06, uma aula das 08h às 10h (que totaliza 2h de docência) e uma aula das 14h às 15h (que totaliza 1h de docência). Na planilha de taxação, ficam registradas uma linha para cada aula, totalizando 2h em uma e 1h em outra. A ideia do subfluxo é que essas duas linhas sejam transformadas em apenas uma que totalize 3h. Para isso, a automatização executa as seguintes ações principais:

Cria uma coluna de 'Chave’ na aba ‘Internos’ da planilha de taxação;
Adiciona nessa coluna o valor [CPF] e [Data da atividade];
Cria uma aba na planilha;
Exporta todos os dados da aba ‘Internos’ para a nova aba;
Na aba ‘Internos’, remove as duplicatas com base na coluna ‘Chave’;
Cria uma coluna de 'Horas corrigidas’ na aba ‘Internos’
Adiciona nessa coluna a fórmula SOMASE com base na ‘Chave’ e nos dados colados na aba recém-criada

2.3. "Subfluxo 'Procv_masp'":⚓︎

Esse subfluxo é executado após a execução do subfluxo anterior. O seu objetivo é colocar o Masp dos docentes na planilha de taxação. Para isso, a automatização executa as seguintes ações principais:

Cria uma coluna de Masp na planilha de taxação;
Abre a planilha “sisap_[mês]_[ano]”;
Busca os valores do Masp na planilha “sisap_[mês]_[ano]” por meio da fórmula do excel “Procv” juntamente com a fórmula “SeErro”;
Retornar na coluna “Masp” da planilha de taxação os valores de Masp com base no CPF do docente, retornando uma mensagem de erro caso o valor não seja encontrado.

3. Utilização do robô⚓︎

Conferir se a pasta do mês está com o nome indicado e se estão nela a planilha de taxação e a planilha-base;
Conferir se as planilhas de taxação e base estão com os nomes indicados;
Alterar, primeiramente, a variável "caminho_arquivo" no formato adequado, mudando o mês e, se necessário, o ano. Depois, fazer o mesmo para as variáveis "sisap_caminho_arquivo". Elas mudam a cada mês, uma vez que os nomes dos arquivos mudarão com os novos meses e anos. Para isso:
- Clicar com o botão direito no arquivo atualizado de cada mês e selecionar "Copiar como caminho";
- Ir na variável de entrada em questão, na coluna à direita da tela do Automate, e selecionar os três pontinhos;
- Alterar o campo "Valor padrão" com caminho copiado, atentando-se para que as aspas copiadas não sejam coladas;
- Salvar a alteração.
Conferir se as abas dessas planilhas estão com os nomes (inclusive com a grafia) indicados;
Conferir se as abas dessas planilhas estão na ordem correta: “taxacao”; “Internos”; “Inss Internos”; “Externos” e; “Inss Externos”;
Conferir a posição da base de dados. A aba ‘Internos’ deve iniciar na Coluna A e linha 1, na célula A1.;
Conferir o número de colunas. A base de dados da aba ‘Internos’ deve iniciar na Coluna A e ir até a coluna O;
É importante assegurar que o Excel esteja fechado antes da execução do robô.

4. Resultados⚓︎

Ao final, o robô terá executado os lançamentos no Ponto Digital e gravado o sucesso ou não da operação para cada linha da aba ‘Internos’. É importante verificar na planilha os casos de erro e realizar os lançamentos manualmente.

Caso o robô pare no meio (por motivos de queda de luz ou outro qualquer)... - e os registros no Ponto Digital NÃO tiverem começado: fechar as planilhas abertas sem salvar e rodar o robô novamente. - e algum registro no Ponto Digital já tiver sido realizado: fechar E SALVAR as planilhas. Abrir e logar o Ponto Digital e rodar o robô novamente a partir da ação 24.