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Automatização de Notas Técnicas de Afastamento para Aperfeiçoamento Profissional⚓︎

[Este post ainda será atualizado. A segunda fase do projeto ainda está em execução.]

Dentre as subsecretarias da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), a equipe de Afastamento da Subsecretaria de Gestão de Pessoas (Sugesp) atua como elemento central no gerenciamento e regulamentação dos afastamentos para aperfeiçoamento profissional.

O projeto nasceu da necessidade de otimizar o trabalho dessa equipe, especialmente diante do elevado volume de solicitações de afastamentos que exigem um controle rigoroso. A centralização e organização deste processo permitem que o foco dos servidores seja direcionado à análise de mérito das solicitações, deixando para o robô as tarefas operacionais e repetitivas. Com a utilização do Power Automate, a proposta é simplificar o fluxo de trabalho, garantindo maior eficiência e precisão.

1. O que o robô faz⚓︎

O robô está programado para partir de uma planilha com os pedidos de afastamento. Em seguida, ele cria um processo, uma nota técnica e realiza o preenchimento dessa nota de acordo com as informações do servidor. Por ser programado com loop, esse procedimento se repete para os demais servidores presentes na planilha.

  • Login no SEI;

  • Seleciona unidade correta no SEI;

  • A partir daqui, para cada pedido planilhado:

  • Cria novo processo SEI;

  • Cria nova Nota Técnica dentro do respectivo processo;
  • Edita a Nota Técnica com as respectivas informaçoes de cada pedido.

2. Premissas⚓︎

  • As solicitações devem ser inseridas na planilha-modelo
  • O fluxo atende aos modelos de solicitações previamente mapeados;
  • É necessário treinamento adicional para atender especificidades de outros tipos de afastamento;
  • A comunicação com a equipe de afastamentos é essencial para garantir a padronização dos procedimentos.

3. Resultados esperados⚓︎

  • Redução do tempo gasto para criação de cada nota técnica;
  • Padronização e maior precisão nas informações registradas nas notas técnicas;
  • Ganho de tempo para as equipes executarem atividades mais estratégicas.

4. Códigos⚓︎

  1. Main
  2. Subfluxo criar_planilha1
  3. Subfluxo login_sei
  4. Subfluxo troca_unidade
  5. Subfluxo cria_processo
  6. Subfluxo criar_nota_tecnica
  7. Subfluxo editar_nota_tecnica

  1. Essa planilha pode ser online (Drive, SharePoint, etc) ou offline (salva no próprio computador do usuário). As ações desse subfluxo serão configuradas de acordo com a planilha. ↩